Modul Dokumenty
Díky modulu Dokumenty můžete mít všechny firemní dokumenty na jednom centrálním místě a vždy po ruce.
Modul Dokumenty má tři celky, kde je možné dokumenty vidět, vkládat a upravovat :
a) Systémový prostor - zde je možné vidět soubory systémových záznamů a vkládat soubory těmto záznamům. Dokumenty lze tak vkládat k aktivitám, firmám, osobám, projektům a k projektovým úkolům.
b) Uživatelský prostor - libovolné vkládání souborů a vytváření adresářů v prostoru každého uživatele.
c) Sdílený prostor - nasdílený adresář nebo soubor je ostatním uživatelům zobrazen v tomto sdíleném prostoru.
Hlavní výhody modulu Dokumenty
1. centrální místo pro dokumenty
firemní soubory na jednom centrálním místě v modulu Dokumenty (např. smlouvy, PDF soubory, obrázky a podobně na jednom místě)
2. verzování souborů
modul Dokumenty umí verzovat soubory - vkládané dokumenty se vloží jako další verze (revize) stejného dokumentu, při čemž si systém INEX pamatuje všechny předchozí verze dokumentu a nabízí je uživateli. Tato funkce se dá velmi dobře využít u verzování smluv nebo obecně u verzí dokumentů vyměněných s klientem.
3. propojení dokumentů na detaily
propojené dokumenty je tak možné vidět v detailu záznamu. Např. v detailu firmy je možné vidět všechny propojené dokumenty s danou firmou
4. vložení dokumentů z modulu Dokumenty i z detailu záznamu
připojení dokumentu k firmě, aktivitě, osobě, projektu a k projektovému úkolu přímo z modulu Dokumenty i z detailu záznamu
5. třídění souborů do složek
soubory je možné třídit do uživatelských složek, je tak možné např. přehledně třídit všechny smlouvy do jedné složky, objednávky do další složky, dodatky do dalších složek a pod.
6. sdílení souborů a adresářů
uživatelé mohou sdílet v rámci firmy své uživatelské adresáře a soubory
7. mazání dokumentů a adresářů do koše
smazaný soubor nebo adresář se objeví v koši, z koše je možné dokumenty a adresáře obnovit nebo trvale smazat
8. jednotný design a ovládání
ovládání modulu Dokumenty je jako v celém systému INEX (je možné začít okamžitě používat nový modul Dokumenty)
Čím se lišíme od konkurence ?
1. verzování souborů : systém INEX uchovává a nabízí předchozí verze souborů. Verze lze uchovat nebo zahodit
- Konkurence neumí verzovat dokumenty, neumí evidovat a nabízet předchozí verze dokumentů.
2. vytváření zástupců : není potřeba dokumenty několikrát kopírovat do systému a propojovat k záznamům, stačí vytvořit zástupce a toho několikrát vložit. Zástupce je velmi malý odkaz na soubor v systému INEX.
- Konkurence neumožňuje vytváření zástupců na soubory a složky.
3. centrální místo pro dokumenty : cokoliv do systému vložíte je vidět na jednom centrálním místě.
- Konkurence ve velké většině neumožňuje vložit dokument např. k aktivitě a dokument pak vidět na jednom centrálním místě nebo dokument rychle vyhledat.
4. třídění do složek : dokumenty je možné třídit do uživatelských složek přímo u záznamů.
- Konkurence neumí třídění dokumentů do uživatelských složek, přímo v záznamu firmy, osoby nebo aktivity
5. snadné sdílení souborů : v systému INEX je možné dokumenty velmi snadno sdílet s ostatními uživateli
- Konkurence neumožňuje sdílení souborů. Pokud ano, sdílení není globální nebo se problematicky nastavuje.
6. velmi snadné a přehledné ovládaní
- Velká většina konkurence má velmi složité nebo nepřehledné ovládání.
7. přívětivost celého systému INEX
Funkce modulu Dokumenty:
- centrální zobrazení souborů na jednom místě v modulu Dokumenty
- modul Dokumenty členěn na 3 části (Systémový prostor, Uživatelský prostor, Sdílený prostor)
- plocha modulu Dokumenty rozdělena na strom složek a na seznam složek se soubory (podobně jako v Totalcommanderu)
- práce se soubory a s adresáři (kopírování, vyjmutí, vložení, mazání, přejmenování, vložení zástupce)
- vytváření zástupců (místo znova vložení souboru je možné vytvořit zástupce - odkaz na soubor v systému INEX)
- verze souborů - tzn. historie souboru (vytváření, uchování, mazání verze souboru). Systém INEX uchovává a nabízí předchozí verze souboru.
- uživatelské adresáře
- sdílení souborů a adresářů
- mazání souborů a adresářů do koše
- obnovení souborů a adresářů z koše
- přístup do koše dle oprávnění
- ovládání modulu pomocí kláves:
- procházení pomocí šipek
- Enter na adresáři otevře adresář
- Enter na souboru stáhne soubor
- Enter na ikoně šipky nahoru zavře adresář
- kopírování pomocí Ctrl+C
- vložení pomocí Ctrl+V
- vyjmutí pomocí Ctrl+X
- smazání pomocí kláves DEL nebo F8
- šipka doleva (šipka doprava) přechod na předchozí (další) stranu
- ovládání modulu pomocí myši:
- CTRL + klik levého tl.myši označí jednotlivé soubory a adresáře
- SHIFT + klik levého tl.myši označí soubory a adresáře od poslední označené pozice po novou pozici
Soubor:
- klik levého tlačítka myši označí soubor (lze následně použít ovládací ikony)
- 2x klik levého tlačítka myši stáhne soubor (jeho aktuální verzi - viz verze souborů)
Adresář:
- klik levého tlačítka myši označí adresář (lze následně použít ovládací ikony)
- 2x klik levého tlačítka myši otevře adresář
- ovládací ikony nad seznamem (práce s vybranými):
- nový adresář
- nový zástupce
- nahrát soubory
- stáhnout označený soubor
- přejmenovat soubor nebo adresář
- kopírovat soubor nebo adresář
- vyjmout soubor nebo adresář
- vložit soubor nebo adresář
- vložit soubor nebo adresář jako zástupce
- smazat
- historie souboru
- sdílet soubor nebo adresář
- zrušit sdílení
- vyhledávání
- šipky pro přechod na další (předchozí) stránku výpisu
- panel stromu složek je propojen se seznamem - klikem na složku v panelu stromu složek zobrazí obsah vybrané složky v seznamu pravého panelu.
- grafické zobrazování složek a souborů
- označení posledního vybraného souboru nebo složky
- v seznamu informace o příponě souboru
- v seznamu informace o velikosti souboru v kB
- v seznamu informace o datu modifikace souboru a složky
- seznam souborů respektuje uživatelské nastavení počtu řádků
- práva k souborům řídí nadřazený záznam - např. pokud uživatel dá přístup k firmě jinému uživateli, má tento uživatel přístup i souboru propojenému k firmě.
Modul Dokumenty má tři celky, kde je možné dokumenty vidět, vkládat a upravovat :
a) Systémový prostor - zde je možné vidět soubory systémových záznamů a vkládat soubory těmto záznamům. Dokumenty lze tak vkládat k aktivitám, firmám, osobám, projektům a k projektovým úkolům.
b) Uživatelský prostor - libovolné vkládání souborů a vytváření adresářů v prostoru každého uživatele.
c) Sdílený prostor - nasdílený adresář nebo soubor je ostatním uživatelům zobrazen v tomto sdíleném prostoru.
Hlavní výhody modulu Dokumenty
1. centrální místo pro dokumenty
firemní soubory na jednom centrálním místě v modulu Dokumenty (např. smlouvy, PDF soubory, obrázky a podobně na jednom místě)
2. verzování souborů
modul Dokumenty umí verzovat soubory - vkládané dokumenty se vloží jako další verze (revize) stejného dokumentu, při čemž si systém INEX pamatuje všechny předchozí verze dokumentu a nabízí je uživateli. Tato funkce se dá velmi dobře využít u verzování smluv nebo obecně u verzí dokumentů vyměněných s klientem.
3. propojení dokumentů na detaily
propojené dokumenty je tak možné vidět v detailu záznamu. Např. v detailu firmy je možné vidět všechny propojené dokumenty s danou firmou
4. vložení dokumentů z modulu Dokumenty i z detailu záznamu
připojení dokumentu k firmě, aktivitě, osobě, projektu a k projektovému úkolu přímo z modulu Dokumenty i z detailu záznamu
5. třídění souborů do složek
soubory je možné třídit do uživatelských složek, je tak možné např. přehledně třídit všechny smlouvy do jedné složky, objednávky do další složky, dodatky do dalších složek a pod.
6. sdílení souborů a adresářů
uživatelé mohou sdílet v rámci firmy své uživatelské adresáře a soubory
7. mazání dokumentů a adresářů do koše
smazaný soubor nebo adresář se objeví v koši, z koše je možné dokumenty a adresáře obnovit nebo trvale smazat
8. jednotný design a ovládání
ovládání modulu Dokumenty je jako v celém systému INEX (je možné začít okamžitě používat nový modul Dokumenty)
Čím se lišíme od konkurence ?
1. verzování souborů : systém INEX uchovává a nabízí předchozí verze souborů. Verze lze uchovat nebo zahodit
- Konkurence neumí verzovat dokumenty, neumí evidovat a nabízet předchozí verze dokumentů.
2. vytváření zástupců : není potřeba dokumenty několikrát kopírovat do systému a propojovat k záznamům, stačí vytvořit zástupce a toho několikrát vložit. Zástupce je velmi malý odkaz na soubor v systému INEX.
- Konkurence neumožňuje vytváření zástupců na soubory a složky.
3. centrální místo pro dokumenty : cokoliv do systému vložíte je vidět na jednom centrálním místě.
- Konkurence ve velké většině neumožňuje vložit dokument např. k aktivitě a dokument pak vidět na jednom centrálním místě nebo dokument rychle vyhledat.
4. třídění do složek : dokumenty je možné třídit do uživatelských složek přímo u záznamů.
- Konkurence neumí třídění dokumentů do uživatelských složek, přímo v záznamu firmy, osoby nebo aktivity
5. snadné sdílení souborů : v systému INEX je možné dokumenty velmi snadno sdílet s ostatními uživateli
- Konkurence neumožňuje sdílení souborů. Pokud ano, sdílení není globální nebo se problematicky nastavuje.
6. velmi snadné a přehledné ovládaní
- Velká většina konkurence má velmi složité nebo nepřehledné ovládání.
7. přívětivost celého systému INEX
Funkce modulu Dokumenty:
- centrální zobrazení souborů na jednom místě v modulu Dokumenty
- modul Dokumenty členěn na 3 části (Systémový prostor, Uživatelský prostor, Sdílený prostor)
- plocha modulu Dokumenty rozdělena na strom složek a na seznam složek se soubory (podobně jako v Totalcommanderu)
- práce se soubory a s adresáři (kopírování, vyjmutí, vložení, mazání, přejmenování, vložení zástupce)
- vytváření zástupců (místo znova vložení souboru je možné vytvořit zástupce - odkaz na soubor v systému INEX)
- verze souborů - tzn. historie souboru (vytváření, uchování, mazání verze souboru). Systém INEX uchovává a nabízí předchozí verze souboru.
- uživatelské adresáře
- sdílení souborů a adresářů
- mazání souborů a adresářů do koše
- obnovení souborů a adresářů z koše
- přístup do koše dle oprávnění
- ovládání modulu pomocí kláves:
- procházení pomocí šipek
- Enter na adresáři otevře adresář
- Enter na souboru stáhne soubor
- Enter na ikoně šipky nahoru zavře adresář
- kopírování pomocí Ctrl+C
- vložení pomocí Ctrl+V
- vyjmutí pomocí Ctrl+X
- smazání pomocí kláves DEL nebo F8
- šipka doleva (šipka doprava) přechod na předchozí (další) stranu
- ovládání modulu pomocí myši:
- CTRL + klik levého tl.myši označí jednotlivé soubory a adresáře
- SHIFT + klik levého tl.myši označí soubory a adresáře od poslední označené pozice po novou pozici
Soubor:
- klik levého tlačítka myši označí soubor (lze následně použít ovládací ikony)
- 2x klik levého tlačítka myši stáhne soubor (jeho aktuální verzi - viz verze souborů)
Adresář:
- klik levého tlačítka myši označí adresář (lze následně použít ovládací ikony)
- 2x klik levého tlačítka myši otevře adresář
- ovládací ikony nad seznamem (práce s vybranými):
- nový adresář
- nový zástupce
- nahrát soubory
- stáhnout označený soubor
- přejmenovat soubor nebo adresář
- kopírovat soubor nebo adresář
- vyjmout soubor nebo adresář
- vložit soubor nebo adresář
- vložit soubor nebo adresář jako zástupce
- smazat
- historie souboru
- sdílet soubor nebo adresář
- zrušit sdílení
- vyhledávání
- šipky pro přechod na další (předchozí) stránku výpisu
- panel stromu složek je propojen se seznamem - klikem na složku v panelu stromu složek zobrazí obsah vybrané složky v seznamu pravého panelu.
- grafické zobrazování složek a souborů
- označení posledního vybraného souboru nebo složky
- v seznamu informace o příponě souboru
- v seznamu informace o velikosti souboru v kB
- v seznamu informace o datu modifikace souboru a složky
- seznam souborů respektuje uživatelské nastavení počtu řádků
- práva k souborům řídí nadřazený záznam - např. pokud uživatel dá přístup k firmě jinému uživateli, má tento uživatel přístup i souboru propojenému k firmě.
© Copyright INEX-CRM 2005 - 2009 (CRM software)
| Home | | INEX | | Reference | | Objednat | | Ke stažení | | O nás | | Kontakt | | Podpora | | Fórum | | Obrazovky |
|
|
